Meldungen, Beiträge und Verpflichtungen

Meldungen

Jeder Arbeitgeber muss beim LSS zwei Arten von Meldungen einreichen:

• Eine Meldung bei jedem Dienstantritt oder Dienstaustritt eines Arbeitnehmers (DIMONA-Meldung)
• Eine Meldung pro Quartal für Arbeitsleistungen und Löhne all dessen Arbeitnehmer (DmfA-Quartalsmeldung).

Dimona-Meldung

Ziel der Dimona-Meldung

Mit der DIMONA-Meldung teilt der Arbeitgeber der Behörde seine aktiven Beschäftigungsverhältnisse mit. Jedes Mal, wenn er einen Arbeitnehmer einstellt, muss er dies beim LSS melden, bevor der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnimmt. Die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses meldet er spätestens einen Tag nach dem Ausscheiden aus dem Dienst. Diese Meldungen müssen elektronisch erfolgen: dem Arbeitgeber stehen dabei mehrere Übertragungswege zur Verfügung:

• eine interaktive Anwendung auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit
• ein System der Dateiübertragung (für größere Volumina)
• das Telefon (wie beim Telefonbanking)
• SMS (ausschließlich für die Gelegenheitsarbeitnehmer in den Sektoren der Landwirtschaft, des Gartenbaus und des Hotel - und Gaststättengewerbes (Horeca))

Bis 1. Januar 2003 war Dimona nur in drei Sektoren vorgeschrieben. Von diesem Datum an wurde die Meldung für alle Arbeitgeber obligatorisch.

Auf der Grundlage der DIMONA-Meldung führen die Behörden für jeden Arbeitgeber einen Personalbestand. Dadurch wurde es möglich, die administrativen Verpflichtungen der Arbeitgeber zu vereinfachen:

• eine Reihe von Dokumenten, die von den Arbeitgebern früher auszufüllen und zu führen waren, wurden abgeschafft
• durch die Verknüpfung mit der DmfA ist sofort klar, ob eine DmfA-Quartalsmeldung alle Arbeitnehmer umfasst.

Welche Daten sind zu übermitteln?

Für die meisten Arbeitnehmer beschränkt sich die DIMONA-Meldung auf die Mitteilung des Beginn- und Enddatums ihrer Beschäftigung.

Für Gelegenheitsarbeitnehmer muss eine ausführlichere Meldung vorgenommen werden. Der Arbeitgeber soll täglich die Anfangs - und die Endstunde der Arbeitsleistungen seiner Gelegenheitsarbeitnehmer mitteilen (Full Dimona). Im Sektor des Hotel - und Gaststättengewerbes hat der Arbeitgeber (mit Ausnahme der Zeitarbeitsbüros) die Wahl zwischen letztgenannter Formel und dem sogenannten System Dimona Light. Durch dieses System, das auch Dimona mit Zeitblock genannt wird, wird dem Arbeitgeber gestattet, nur die Anfangsstunde und die voraussichtliche Dauer der Arbeit (mehr oder weniger als 5 Stunden) zu melden. Die Wahl gilt pro Arbeitgeber und wirkt sich auf die Berechnung der LSS-Beiträge aus.

DmfA-Quartalsmeldung

Ziele der Quartalsmeldung

Die DmfA-Quartalsmeldung verfolgt insbesondere zwei Ziele:

• Ermittlung, wie viele Beiträge der sozialen Sicherheit der Arbeitgeber an das LSS für sein Personal zahlen muss
• die einmalige Mitteilung der Lohn- und Leistungsdaten aller Arbeitnehmer an die Behörden.

Die Beiträge dienen zur Finanzierung der verschiedenen Sozialversicherungsleistungen (Arbeitslosigkeit, Krankenversicherung, Pension, Kinderzulagen). Das LSS verteilt sie auf die verschiedenen Einrichtungen, die in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich für die Zahlung der Leistungen zuständig sind (LfA, LIKIV, LPA, ZFA, ….).

Die Angaben zu den Löhnen und den Arbeitsleistungen werden sämtlichen Einrichtungen über ein Netz zur Verfügung gestellt. Muss sich ein Arbeitnehmer an die soziale Sicherheit wenden (z. B. im Krankheitsfall), liegen den Leistungseinrichtungen ausreichende Daten über ihn vor. Die Daten müssen nicht m ehr gesondert angefordert werden. Die DmfA-Quartalsmeldung wird aus diesen Gründen auch multifunktionelle Meldung genannt.

Zeitpunkt der Quartalsmeldung

Jeder Arbeitgeber muss beim LSS jedes Quartal eine Meldung einreichen. Er hat dazu bis zum letzten Tag des ersten Monats nach dem Quartal Zeit. Auch diese Quartalsmeldung muss elektronisch erfolgen. Dadurch ist es möglich, die Daten sehr schnell im Netz bereitzustellen. Der Arbeitgeber hat die Wahl zwischen einer Meldung durch eine interaktive Anwendung auf der Portalsite oder einem System der Dateiübertragung.

In der Praxis ist es so, dass viele Arbeitgeber sowohl für DIMONA als auch für die Quartalsmeldung spezialisierte Hilfe in Anspruch nehmen. Sie sind einem Sozialsekretariat angeschlossen oder wenden sich an einen Dienstleister, der diese Meldungen für sie erledigen oder ihnen dabei behilflich sind.

Beiträge

Zahlung

Jeder Arbeitgeber ist verantwortlich für die Erfassung und Übermittlung der für die soziale Sicherheit bestimmten Beiträge, die sogenannten LSS-Beiträge. Wir unterscheiden zwischen einem dreimonatlichen und einem jährlichen Beitrag.

Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers

Bei jeder Lohnauszahlung behält der Arbeitgeber die persönlichen LSS-Beiträge seiner Arbeitnehmer ein. Zu diesem einbehaltenen Anteil fügt der Arbeitgeber den Betrag seiner eigenen Beiträge hinzu. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass beide Anteile in voller Höhe rechtzeitig an das LSS gezahlt werden. Versäumt er die Einbehaltung der Arbeitnehmerbeiträge, kann er diese Beiträge nicht mehr nachträglich vom Arbeitnehmerlohn abziehen.

Höhe und Zeitpunkt der Zahlung des dreimonatlichen Beitrags

Der Arbeitgeber sieht die Höhe der Beiträge, die er an das LSS zahlen muss, anhand seiner Quartalsmeldung. Die Beiträge für ein Quartal müssen spätestens am letzten Tag des Monats nach dem Q uartal auf das Konto des LSS überwiesen werden. Das ist die gleiche Frist wie für die Einreichung der Meldung beim LSS.

Vorschüsse auf den dreimonatlichen Beitrag

Die meisten Arbeitgeber müssen einen monatlichen Vorschuss zahlen. Die Vorschüsse müssten spätestens am 5. Tag nach jedem Monat des Quartals gezahlt werden. Den Differenzbetrag zwischen den Vorschüssen und dem Quartalsbeitrag zahlen sie spätestens am letzten Tag des ersten Monats nach dem Quartal.

Der Schwellenwert, der darüber Aufschluss gibt, ob ein Arbeitgeber Vorschüsse zahlen muss, ist ein Referenzbetrag von ungefähr € 6.200,00. Wer für das vorausgehende Quartal mindestens diesen Betrag an Beiträgen schuldete, muss Vorschüsse zahlen. Für den Bausektor gelten jedoch strengere Vorschriften.

Höhe und Zeitpunkt der Zahlung des jährlichen Beitrags

Neben den dreimonatlichen Beträgen muss der Arbeitgeber bestimmte Beiträge einmal pro Jahr zahlen. Dabei handelt sich um:

• einen Teil der Beträge, die zur Finanzierung des Urlaubsgelds der Handarbeiter bestimmt sind
• die Beträge für "größere" Arbeitgeber, die im Rahmen einer Umverteilung geschuldet werden. Das LSS führt jedes Jahr eine Berechnung durch mit dem Ziel, Arbeitgebern kleinerer Unternehmen diese Beträge zu erstatten.

Die dreimonatlichen Beiträge sind vom Arbeitgeber unaufgefordert zu zahlen. Für die jährlichen Beiträge übermittelt das LSS dem Arbeitgeber eine Mitteilung über den geschuldeten Betrag und den spätesten Zahlungstermin.

Praktischer Ablauf der Zahlungen

Alle Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das Konto des LSS. Der Arbeitgeber muss bei seiner Überweisung genau angeben, um welche Zahlung es sich handelt. Geschieht dies nicht, wird die Zahlung vom LSS verwendet, um die ältesten offenen Schulden zu begleichen. Das nicht rechtzeitige Bezahlen der Beiträge führt zur Anwendung einer Beitragserhöhung von 10 % des zu spät gezahlten Betrags und der Berechnung von Verzugszinsen. Die Zahlung unzureichender Vorschüsse wird auf gesonderte Weise geahndet.

Berechnung

Bei der Berechnung unterscheiden wir zwischen den normalen Beiträgen der sozialen Sicherheit und den „Sonderbeiträgen“.

Normale Beiträge der sozialen Sicherheit

Vom Bruttolohn, den ein Arbeitnehmer erhält, werden dem LSS Beiträge der sozialen Sicherheit geschuldet. Der Ertrag daraus ist für verschiedene Aufgaben der sozialen Sicherheit bestimmt (Arbeitslosigkeit, Pension, Krankenversicherung…).

Diese LSS-Beiträge setzen sich wie folgt zusammen:

• Arbeitnehmerbeiträge
• Arbeitgeberbeiträge.

Die Arbeitnehmerbeiträge behält der Arbeitgeber vom Bruttolohn ein. Im Privatsektor betragen sie 13,07 % vom Bruttolohn. Eine Ermäßigung der Arbeitnehmerbeiträge gibt es für Niedriglöhne, nämlich den „Arbeitsbonus“. Dadurch bekommen diese Arbeitnehmer netto mehr, ohne dass der Bruttolohn erhöht wird.

Der Arbeitgeber zahlt selbst auch LSS-Beiträge auf den Bruttolohn seiner Arbeitnehmer. Im Privatsektor entspricht der Arbeitgeberbeitrag ±32 % vom Bruttolohn.

Im öffentlichen Sektor sind diese Beträge manchmal erheblich geringer. Grund dafür ist, dass bestimmte soziale Vorteile nicht von der sozialen Sicherheit getragen werden, sondern vom Arbeitgeber, der sie an seine Personalmitglieder selbst zahlt (z. B. Kindergeld, Lohnfortzahlung bei Krankheit, Unfall…).

Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben keine freie Wahl zwischen Arbeiter- und Angestelltenstatus. Die Art der Leistungen (handwerklich oder geistig) entscheidet darüber, ob jemand Arbeiter oder Angestellter ist. Für Arbeiter und Gleichgestellte werden die Beiträge der sozialen Sicherheit auf der Grundlage des um 8 % erhöhten Bruttolohns berechnet. Der Grund dafür ist, dass der Arbeitgeber das (einfache und doppelte) Urlaubsgeld direkt an seine Angestellten zahlt. Das Urlaubsgeld der Arbeiter wird mit Unterstützung des Landesamts für Jahresurlaub (LJU) ausgezahlt. Die Erhöhung um 8 % des Bruttolohns der Arbeiter entspricht nur dem vom LJU ausgezahlten Urlaubsgeld. Durch die Anhebung der Berechnungsgrundlage um 8 % werden die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge auf das einfache Urlaubsgeld indirekt zusammen mit dem normalen Lohn gezahlt. Für die LSS-Beiträge ist dies der größte Unterschied zwischen Arbeitern und Angestellten.

Zur Kategorie der Arbeitnehmer, deren Beiträge der sozialen Sicherheit auf der Grundlage des um 8 % erhöhten Bruttolohns berechnet werden, gehören unter anderem Artisten oder Künstler. Der um 8 % erhöhte Bruttolohn gilt nur für Arbeitnehmer als Berechnungsgrundlage, die unter das Urlaubsgesetz des Privatsektors fallen. Er gilt daher nicht für die meisten Personalmitglieder des öffentlichen Sektors.

Für die meisten Arbeitnehmer werden die LSS-Beiträge auf den effektiven Bruttolohn berechnet. Für spezifische Gruppen gilt jedoch ein System der Beitragsberechnung aufgrund von Pauschallöhnen:

• Ein Beispiel dafür ist der Landwirtschafts- und Gartenbausektor. Dort gibt es ein spezifisches System der Gelegenheitsarbeit. Die Beiträge werden nicht auf den gezahlten Bruttolohn berechnet, sondern auf einen festen Betrag pro gearbeitetem Tag
• Auch für bestimmte mit Trinkgeld entlohnte Arbeitnehmer im Horeca-Sektor erfolgt die Berechnung anhand von Pauschalbeträgen.

Was fällt unter den Bruttolohn?

Wie bereits festgestellt, berechnet man die Beiträge auf Basis des Bruttobetrags des Arbeitnehmerlohns. Jedoch ist nicht alles, was ein Arbeitgeber an seine/n Arbeitnehmer(n) zahlt, ein beitragspflichtiger Lohn.

Im Grunde ist Lohn jeder Vorteil in Geld oder jeder in Geld bewertbare Vorteil:

• den der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als Gegenleistung für Arbeit gewährt, die kraft des Arbeitsvertrags ausgeführt wird
• auf den der Arbeitnehmer aufgrund seines Beschäftigungsverhältnisses zu Lasten seines Arbeitgebers unmittelbar oder mittelbar Anspruch hat.

Lohn ist daher nicht nur der Stunden- oder Monatslohn, den der Arbeitnehmer erhält. Auch auf andere Vorteile, z. B. Jahresendprämien, Zulage für Überstunden, garantierter Lohn bei Krankheit, Entlassungsgeld… werden Beträge geschuldet. Vorteile, die nicht in Geld sondern in Sachwerten gewährt werden (z. B. kostenlose Unterkunft), sind ebenfalls Lohn. In der Regel wird der Lohn vom Arbeitgeber gezahlt. In einigen Fällen wird ein Teil des Lohns (z. B. eine Jahresendprämie) durch einen Fonds gezahlt, der innerhalb eines Sektors aufgelegt wurde. Dieser Lohn ist ebenfalls beitragspflichtig.

Dem Arbeitgeber steht es jedoch frei, seinem (seinen) Arbeitnehmer(n) bestimmte „Vorteile“ zu gewähren, die nicht unbedingt den LSS-Beiträgen unterliegen. Die Gesetzgebung sieht jedenfalls Vorschriften vor, denen zufolge eine Reihe von Vorteilen beitragsfrei sind.

Beispiel : für die Zuteilung von Mahlzeitschecks hat der Arbeitgeber bestimmte Bedingungen zu erfüllen : nur ein Scheck für jeden geleisteten Tag, der Zuschuss des Arbeitgebers darf nicht höher als ein festgestellter Betrag sein, ... Wenn die Schecks diesen Bedingungen nicht entsprechen, werden sie als Lohn betrachtet. Sonstige Beispiele : Endjahresgeschenke, Zuschüsse zu Sozialvorteilen, Sport - und Kulturschecks, Erstattung von Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, ...

Eine vollständige Liste aller Vorteile finden Sie in den „Anweisungen für die Arbeitgeber “ auf der Portalsite der sozialen Sicherheit.

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber eine Reihe von Vorteilen vom Lohnbegriff ausgeschlossen, für die jedoch ein Sonderbeitrag zu entrichten ist. Normale Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge sind daher nicht zu zahlen, aber ein besonderer Beitrag. Das bekannteste Beispiel dafür ist der Firmenwagen, den der Arbeitnehmer für private Zielsetzungen und/oder für den Verkehr zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen kann.

Beträge, die eine Erstattung von Kosten darstellen, welche zu Lasten des Arbeitgebers gehen, gelten ebenfalls nicht als Lohn. Es handelt sich hier nur um Kosten, die für den Arbeitnehmer anfallen und die der Arbeitgeber zu tragen hat; mit anderen Worten um Kosten, die der Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner Aufgaben tätigen muss (z. B. Fahrtkosten, Telefonrechnungen usw.). Der Arbeitgeber muss die Richtigkeit der veranlagten Kosten angeben können. Die Summen, die den Betrag der Effektivkosten überschreiten, sind Lohn, auf den Beiträge geschuldet werden.

Sonderbeiträge

Wie oben angegeben, gibt es die normalen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge von ±32 % bzw. 13,07 % des Bruttolohns.
Es handelt sich um besondere Kosten, da einige von ihnen nicht unmittelbar für die verschiedenen Aufgaben der sozialen Sicherheit bestimmt sind. Andere sind nur unter bestimmten Umständen fällig. Diese Sonderbeiträge können sowohl zu Lasten des Arbeitgebers als auch zu Lasten des Arbeitnehmers oder teilweise zu Lasten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers gehen.

Beispiele für Sonderbeiträge zu Lasten des Arbeitgebers:

• der Beitrag für den bezahlten Bildungsurlaub
• die Beiträge zur Betriebsschließungskasse
• der Solidaritätsbeitrag (CO₂-Beitrag) bei der Benutzung eines Firmenwagens
• der Beitrag auf außergesetzliche Pensionsvorteile.

Beispiele für Sonderbeiträge zu Lasten des Arbeitnehmers:

• die Einbehaltung vom doppelten Urlaubsgeld
• der Solidaritätsbeitrag auf die Gewinnbeteiligung
• der Sonderbeitrag für die soziale Sicherheit.

Für die Beschäftigung von Studenten, die nur für eine begrenzte Zahl von Tagen pro Jahr arbeiten, wird ein besonderer Solidaritätsbeitrag geschuldet. Dieser Beitrag geht sowohl zu Lasten des Studenten als auch zu Lasten des Arbeitgebers. Der Beitrag ist erheblich geringer als die normalen Beiträge der sozialen Sicherheit.

Beitragsermäßigung

Mit dem Ziel der Senkung der Lohnkosten für Arbeitgeber hat der Gesetzgeber seit Mitte der 1980er Jahre eine Reihe von Maßnahmen zur Verringerung der Arbeitgeberbeiträge ergriffen. Dadurch sind mehrere verschiedene Systeme entstanden, jeweils mit einer eigenen Berechnungsweise und einer eigenen Zielgruppe.

Ab 2004 wurde eine größere Harmonisierung einer Reihe sektorabhängiger Ermäßigungen der Arbeitgeberbeiträge durchgeführt. Dies geschah unter anderem durch ihre Gruppierung in einer übergreifenden Beitragsermäßigung.

Sie umfasst zwei Arten von Beitragsermäßigungen:

• Die strukturelle Ermäßigung: sie besteht aus einer festen Komponente und einer variablen Komponente in Abhängigkeit des Referenzlohns des Arbeitnehmers
• Eine Zielgruppenermäßigung: diese Beitragsermäßigung verleiht Anspruch auf einen pauschalen Ermäßigungsbetrag, der von bestimmten Kriterien abhängt, die der Arbeitgeber und/oder der Arbeitnehmer erfüllen müssen. Pro Arbeitnehmer darf nur eine Zielgruppenermäßigung angewandt werden.

Einige Beispielen sind:

• Ersteinstellungen
• Langzeitarbeitssuchende
• wegen Umstrukturierung entlassene Arbeitnehmer.

Neben diesen harmonisierten Ermäßigungen, die seit 2004 eingeführt wurden, bleiben noch eine Reihe spezifischer Ermäßigungen bestehen. Diese spezifischen Ermäßigungen fördern die Beschäftigung bestimmter Kategorien von Arbeitnehmern.
Einige Beispiele sind:

• die Beschäftigung im nichtkommerziellen Sektor (soziale Maribelverfügung)
• Tageseltern
• bezuschusste Vertragsarbeitnehmer bei öffentlichen Behörden und VoG (BVA)
• Künstler.

Nähere Informationen finden Sie in den „Anweisungen für die Arbeitgeber “ auf der Portalsite der sozialen Sicherheit.

Sonstige Verpflichtungen

Jeder Arbeitgeber hat für die von ihm beschäftigten Arbeitnehmer nicht nur gegenüber dem LSS Verpflichtungen.

Er muss nämlich auch:

• bestimmte Sozialdokumente führen (nur auf Niederländisch oder auf Französisch ): sowie das individuelle Konto, das Personalregister, das Anwesenheitsregister…
• seine Arbeitnehmer von den Bestimmungen in Bezug auf den Schutz des Privatlebens in Kenntnis setzen (Gesetz vom 15. Januar 1990 über die Errichtung und Organisation einer Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit und diesbezügliche Ausführungserlässe in Bezug auf den Schutz des Privatlebens: nur auf Niederländisch oder auf Französisch )
• bei einer in Belgien zugelassener Versicherungsgesellschaft eine Arbeitsunfallversicherung abschließen
• sich einer Ausgleichskasse für Familienbeihilfen anschließen.

Außerdem muss er, sofern er direkt oder als Subunternehmer die Dienste entsandter Arbeitnehmer oder Praktikanten beansprucht, vor ihrer Beschäftigung überprüfen, ob sie auch tatsächlich einen Nachweis einer Limosa-Meldung besitzen. Ist dies nicht der Fall, muss er diese Meldung beim LSS selbst vornehmen.