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Déclarer les travailleurs salariés

Un employeur doit déclarer ses travailleurs salariés auprès de l’ONSS.  De quels travailleurs salariés s’agit-il ?  Quelles déclarations doit-il introduire ?

Dernière mise à jour : 21 Décembre 2016

Quels travailleurs salariés faut-il déclarer ?

La plupart des travailleurs salariés en Belgique sont employés sous le régime d’un contrat de travail ordinaire et doivent donc être déclarés à l’ONSS.  Cependant, la situation est parfois moins claire.

Les travailleurs salariés à déclarer

Les personnes occupées sous contrat de travail

Le principal groupe de travailleurs salariés à déclarer sont les personnes employées sous contrat de travail.  Par un tel contrat, le travailleur s’engage à effectuer des prestations contre rémunération et sous l’autorité de son employeur.  Celui-ci peut faire partie du secteur privé ou du secteur public.

Présomption légale

Pour un certain nombre de groupes, il existe une ‘présomption légale’ d’un contrat de travail : la loi part du principe que ces travailleurs ont conclu un contrat de travail.  Ils doivent donc être déclarés – sauf s’il peut être démontré qu’aucun contrat de travail n’a été conclu.  Les pharmaciens et les représentants commerciaux entre autres font partie des métiers auxquels ce règlement s’applique.

Des informations plus détaillées sont disponibles dans les Instructions administratives.

Conditions similaires

Les personnes travaillant dans des ‘conditions similaires’ à celles d’un contrat de travail, doivent également être déclarées. Une personne travaille dans des conditions similaires lorsque son travail répond à une définition légale.  Dès lors, il n’est pas nécessaire que les prestations soient fournies dans un lien de subordination. Ainsi, il existe des conditions similaires pour les transporteurs de marchandises et les parents d’accueil.

Des informations plus détaillées sont disponibles dans les Instructions administratives.

Les étudiants jobistes

Les étudiants jobistes ne paient qu’une « cotisation de solidarité ».  Ils doivent néanmoins être déclarés à l’ONSS.

Les apprentis

La sécurité sociale considère les apprentis comme des travailleurs salariés normaux. Ils doivent donc être déclarés.

Personnel statutaire de la fonction publique

L'obligation de déclaration s'applique également aux membres du personnel statutaire de la fonction publique, et ce quelle que soit l'entité dont relèvent les pouvoirs publics - le niveau fédéral, les pouvoirs publics régionaux ou provinciaux et locaux.

Les travailleurs salariés qui ne doivent pas être déclarés

Certaines personnes fournissent des prestations limitées et ne ressortissent par conséquent pas au régime de sécurité sociale des travailleurs salariés.  C’est par exemple le cas pour les volontaires, pour les artistes sous le régime des petites indemnités, ainsi que pour certains travailleurs salariés du secteur socio-culturel, et ce lorsque les conditions nécessaires sont remplies.

Des informations plus détaillées sont disponibles dans les Instructions administratives.

Quelles règles s'appliquent aux emplois transfrontaliers ?

L'obligation de déclaration et les autres règles de la sécurité sociale belge ne s'appliquent pas uniquement aux Belges qui travaillent en Belgique.  Elles concernent également les travailleurs d'autres nationalités et les travailleurs qui travaillent à l'étranger pour le compte d'un employeur établi en Belgique.

Les règles en vigueur - belges et étrangères - dépendent généralement de traités internationaux ou de la législation interne belge ou étrangère.

En un clin d'œil

  • En ce qui concerne les travailleurs qui travaillent au sein de l'UE, de l'EEE (espace économique européen) et en Suisse, les règles européennes sont d'application.
  • En ce qui concerne les travailleurs qui travaillent en Belgique ou dans un pays avec lequel la Belgique a conclu un accord bilatéral, les règles d'application sont celles fixées dans cet accord.
  • En ce qui concerne les travailleurs qui travaillent en Belgique ou dans un pays avec lequel la Belgique n'a pas conclu d’accord bilatéral, il convient de respecter les principes généraux de l'emploi transfrontalier.

Les travailleurs au sein de l'UE

En ce qui concerne les travailleurs au sein de l’UE, de l’EEE et en Suisse qui exercent leur profession dans un ou plusieurs de ces pays, les règles de l’UE en matière de sécurité sociale sont d’application.

Le guide pratique sur la législation applicable publié par la Commission européenne reprend ces règles.

Les accords bilatéraux

La Belgique a conclu des accords relatifs à la sécurité sociale avec de nombreux pays situés en dehors de l’UE, de l’EEE et de la Suisse (comme le Maroc et les Etats-Unis).  Certains de ces accords ne concernent que les ressortissants des pays cosignataires, d’autres s’appliquent également aux ressortissants d’autres pays.

Les principes essentiels des accords bilatéraux sont les suivants :

Situation du travailleur Principe
Le travailleur travaille sur le territoire d’un seul pays Les règles du pays concerné sont d’application
Le travailleur travaille temporairement dans un autre pays (détachement) Tout travailleur envoyé en mission temporaire par son employeur, reste en principe assujetti temporairement au régime belge de sécurité sociale des travailleurs salariés.  L’employeur doit continuer à verser des cotisations sociales à l’ONSS.
Le travailleur travaille sur le territoire de deux pays Le travailleur est assujetti aux règles de chacun des pays pour les activités qui y sont exercées.  Chaque employeur doit respecter ses obligations vis-à-vis des institutions de sécurité sociale des pays où il emploie des travailleurs.

Absence d’accord bilatéral

Si aucun accord bilatéral ne s’applique, il y a lieu de respecter les règles générales en matière d’emplois transfrontaliers.  Il existe deux scénarios de base : soit les travailleurs viennent travailler en Belgique, soit ils vont travailler à l’étranger.

Les travailleurs qui viennent travailler en Belgique

S’agissant des travailleurs d’un employeur établi à l’étranger, qui viennent travailler en Belgique, il y a lieu de déterminer s’ils dépendent ou non d’un siège d’exploitation belge.

Si un travailleur dépend d’un siège d’exploitation ... alors ...
en Belgique la réglementation belge est d’application.Chaque employeur doit respecter ses obligations vis-à-vis des institutions de sécurité sociale de chaque pays où il emploie des travailleurs.
à l’étranger la réglementation belge n’est pas d’application.

Les travailleurs qui vont travailler à l’étranger

S’agissant des travailleurs qui partent travailler dans un pays n’ayant pas conclu d’accord avec la Belgique, il y a lieu de se reporter à la durée prévue de l’occupation.

Si la durée prévue de l’occupation est … alors ...
inférieure à 6 mois la réglementation belge est d’application (pour autant que le travailleur ne s’affilie pas à la sécurité sociale d’outre-mer de l’ORPSS)
supérieure à 6 mois le travailleur n’est pas assujetti en Belgique.  Il peut s’affilier à la sécurité sociale d’outre-mer de l’ORPSS.

Outre la réglementation belge, les règles de l’autre pays peuvent également être d’application.

Quel est l’impact sur les droits sociaux ?

Il est souvent difficile de déterminer les droits sociaux d’un travailleur allant travailler à l’étranger.  Vous trouverez deux applications sur le site portail de la sécurité sociale, qui vous aideront en la matière.

Ces deux applications vous permettent d’obtenir, sur la base de critères de recherche, une brève description des droits sociaux pour une situation donnée.  Vous y trouverez également les données des services susceptibles de répondre à vos questions.

Pour de plus amples informations

La brochure "Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la sécurité sociale du SPF Sécurité sociale" vous fournira des explications sur les aspects internationaux de la sécurité sociale.

Les sites internet du SPF Sécurité sociale et du Social Security Administration américain contiennent des listes d’organisations de sécurité sociale de par le monde.

Quelles déclarations l’employeur doit-il introduire ?

Un employeur doit introduire les déclarations Dimona et DmfA à l’ONSS.  En pratique, beaucoup d’employeurs confient les déclarations à un secrétariat social ou à un prestataire de services.

Dimona

La Dimona permet à l’employeur de signaler ses relations de travail actives à l’État. L’employeur doit effectuer une déclaration Dimona à chaque fois que :

  • il engage une personne, et ce avant que ce travailleur ne commence ses prestations ;
  • un travailleur quitte son emploi, au plus tard le premier jour de travail suivant sa démission/son licenciement ou son départ.

Ces déclarations doivent être introduites par voie électronique.

Plus d’informations

Tous les détails au sujet de la Dimona sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale :

DmfA

La DmfA (la déclaration multifonctionnelle) est une déclaration trimestrielle des prestations et des salaires des travailleurs salariés.

Pourquoi?

Les objectifs principaux de la DmfA sont de:

  • déterminer le montant des cotisations sociales que les employeurs et les travailleurs salariés doivent payer ;
  • communiquer en une seule fois aux autorités les données relatives aux rémunérations et aux prestations de tous les travailleurs salariés.  Ainsi, au cas où un travailleur doit faire appel à la sécurité sociale, les organismes prestataires disposent déjà de nombreuses données à son sujet et ne doivent donc plus les demander.

La DmfA doit également être introduite par voie électronique. Ceci qui permet de rendre les données disponibles très rapidement sur le réseau.

Plus d’informations

 

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